Webinars

Les responsables de GT identifient une ou deux thématiques par an qui fera l’objet d’un ou deux webinaires. Ils contactent les intervenants pressentis et exposent la philosophie du webinaire.

Pour le bon fonctionnement du webinaire, prévoir au 3 personnes en plus du ou des conférenciers:

Un facilitateur du webinaire (responsable GT ou autre à définir au sein du GT)

Un modérateur animateur du chat et des Q/R      

Un responsable de la gestion du lobby (auditeurs en salle d’attente) et du lancement de l’enregistrement du webinaire et du stockage du fichier généré

NB : Si le public visé est international, prévoir un créneau de diffusion en fin de journée pour la France et en mi-journée (Québec) par exemple.

Vous trouverez ici tous les éléments permettant de respecter la charte graphique de l’AEI :

• Template d’annonce de webinaire AEI :
• Fond d’écran pour le ou les conférencier.s : https://drive.google.com/drive/folders/13gCylObwVbUUdgbGPIvJHkQGvXsSja2c?usp=share_link
• Plan type de webinaire :
• Formulaire d’inscription : dans l’attente d’un système intégré au site de l’AEI actuellement en refonte, utiliser par exemple un Google Form et envoyer à J-2 un rappel par mail avec le lien d’accès au webinaire

L’annonce sera constituée d’un visuel comportant le titre du webinaire, la date, l’horaire et la durée(France/Québec), le nom de l’intervenant et le lien vers le formulaire d’inscription.

Elle sera transmise au responsable de la communication de l’AEI.

1. La semaine précédant le webinaire, une session ‘blanche’ est organisée, impliquant l’ensemble des acteurs de l’intervention (conférencier, facilitateur, modérateur animateur et responsable de l’enregistrement) ainsi qu’un auditeur test pour vérifier tous les éléments techniques (voir ci-dessous).
2. Le jour J, l’ensemble des acteurs de l’intervention se retrouve 15 minutes avant le début du webinaire sur le compte Zoom pro de l’AEI. L’accès n’est à ce moment pas ouvert aux auditeurs inscrits (prévoir attente dans le lobby).
3. Le fond d’écran AEI est activé pour le conférencier (si souhaité). Le diaporama est prêt à être partagé.
4. Les auditeurs sont invités à quitter le lobby pour rejoindre la session.
5. L’enregistrement de la session est lancé par le gestionnaire du lobby.
6. Le facilitateur accueille le conférencier et présente les enjeux du webinaire.
7. Le diaporama est partagé par le conférencier et la conférence commence.
8. Le gestionnaire du lobby vérifie régulièrement le lobby et fait entrer les retardataires.

NB : Si des ‘sondages’ sont prévus (question à choix multiples pour les auditeurs), l’animateur du chat les ouvre aux auditeurs et affiche les résultats.

8. À l’issue de la présentation, l’animateur du chat fait une synthèse des questions posées, en nommant les auditeurs qui ont soumis leur question (pour éventuellement faciliter un échange plus direct).
9. Un temps de Q/R suit, rythmé par l’animateur du chat.
10. Une courte synthèse est proposée par le facilitateur qui remercie le conférencier et clôt le webinaire, en annonçant le thème du prochain webinaire AEI (date et intervenant) à afficher par diapo et partage d’écran.

Ne pas oublier de couper l’enregistrement

Le responsable de l’enregistrement récupère l’enregistrement sur le compte Zoom pro de l’AEI et le place dans la zone de dépôt dédiée (Drive AEI ) ici : https://drive.google.com/drive/folders/18Ct3RgX2PlXmlB2jTQa_xjAdqj9Dr0aI?usp=sharing

Les responsables AEI de la mise en ligne des webinaires et de la communication se chargent de cette partie.